This page has been robot translated, sorry for typos if any. Original content here.

Нові правила ділового листування

Новые правила деловой переписки

Керівник з розвитку ринків Великобританії та Ізраїлю в Sigma Software і співзасновник спільноти UTEW Tech Tribe Олександра Говоруха написала на своїй сторінці в Facebook про негласних правилах цифрового етикету. Наприклад, як потрібно і не потрібно представляти людей один одному.

Новые правила деловой переписки

В силу специфіки своєї роботи в сфері комунікацій я отримую в день близько ста повідомлень в різних месенджерах від десятків людей. Часто це прохання про допомогу, партнерство, раді. Я помітила, що з дня на день люди, які мені пишуть, повторюють одні й ті ж помилки в спілкуванні, ускладнюючи цим життя і мені, і собі.

Тому вирішила перерахувати негласні правила в онлайн-спілкуванні, щоб зробити взаємодію більш приємним і ефективним. Чи не претендую на звання експерта в цьому, всього лише ділюся наболілим і тільки тим, що зазнала на особистому досвіді.

Отже, ось як виглядає етика в цифрових комунікаціях в 2020 році ...

Як правильно знайомити людей один з одним

Новые правила деловой переписки

Якщо ви просите познайомити вас з кимось, то, будь ласка, поважайте час людини, який і так робить послугу, зводячи з потрібним контактом. Постарайтеся написати текст про себе від третьої особи. Бажано так, щоб людина могла просто скопіювати цей текст і вставити в повідомлення без змін.

У тексті про себе важливо вказати не простирадло ваших регалій і біографію з моменту народження, а коротку суть і причину, по якій ви звертаєтеся / думаєте, що можете бути корисні тому, кому вас представляють.

В ідеалі прохання про інтро (вступ, від англ. Introduction) може виглядати так: «Привіт, ти могла б познайомити мене з Васею П.? Ось інтро: "Привіт, Вася, це моя колега Женя, досвідчений менеджер проектів в IT. Вона шукає партнера в майбутній бізнес, побачила твій стартап і подумала, що у вас можуть бути спільні інтереси. Женя зможе дати деталі безпосередньо "».

Чотири пропозиції, ємних за своєю суттю. Можна ще коротше. Але головне ви ж вловили? Вступний текст пишеться так, щоб людина не утруднявся вникати в те, що вам треба і навіщо, як скоротити вашу біографію до головного, і залишався вірним «Я - Женя» на «моя колега Женя», третя особа на перше. Інакше ви ризикуєте залишитися без інтро взагалі. Тому що співрозмовнику, якого ви просите допомогти, найчастіше лінь і / або ніколи.

Коли робите інтро, треба запитати у третьої особи, чи хоче він цього знайомства

Якщо так, то в якому форматі і мессенджере це зручніше. Деяким зручніше отримувати інтро в пошту.

Не відправляйте аудіо та відеоповідомлення, якщо вам не відірвало руки (або якщо ви не погодили такий формат зі співрозмовником заздалегідь)

Новые правила деловой переписки

Про аудіо та відеоповідомлення, напевно, не говорив тільки ледачий. І все ж ще є люди, які наполегливо їх шлють. У розпал дня, зустрічей і низки дзвінків.

Запам'ятайте, якщо ви не моя близька людина, не мій клієнт (хоча вони як раз так не роблять!), Якщо вам не відірвало руки, якщо ви заздалегідь не попередили, що закапали сьогодні очі і фізично не можете набрати текст, то пишіть повідомлення текстом або включайте голосовий набір тексту. Не повірите, але у всіх смартфонах є така функція.

Слухати, а тим більше дивитися щось в гарячих умовах як мінімум незручно для мене, а значить, неефективно для вас. Відповідати на них я буду, швидше за все, в кінці божевільного дня. Або ніколи.

Пишіть свій email в месенджері окремим повідомленням

Ось так: «Напишіть мені, будь ласка, на електронну пошту». Далі йде ще одне повідомлення: gale@gmail.com. Хто знає, чому? Тому що так зручно: виділив повідомлення з адресою, скопіював і вставив в адресний рядок.

А тепер спробуйте виділити пошту з повідомлення «Напишіть мені, будь ласка, на gale@gmail.com» з телефону. Не у всіх клік по email-адресою в блоці тексту автоматично формує лист в електронній пошті, найчастіше цю адресу потрібно скопіювати і вставити в лист вручну.

Номер банківської карти теж відправляйте окремим повідомленням

Багато шлють так: «Ось номер карти" ПриватБанку ": 5351 .... Спасибі ». Співрозмовнику тепер потрібно з телефону «витягувати» номер карти з масиву тексту.

І будь ласка, не треба замість номера карти висилати фото карти. Це ж ви хочете отримати гроші, правда? Так полегшите завдання відправнику максимально!

Цікаво про бізнес Відразу розкажіть мені те, що потрібно знати про вакансії (коротко!)

Новые правила деловой переписки

Мені часто пишуть малознайомі люди, які впевнені, що я знаю і, головне, пам'ятаю про все їх бізнеси і проекти і зльоту можу зрозуміти, про що мова. Наприклад: «Привіт! Шукаю крутих HR-спеців в команду ». Вибачте, але якщо ми знайомі поверхово, не спілкувалися з вами про ваших проектах в останній місяць, то я взагалі нічого не розумію в цій фразі.

Хто ви і яка у вас роль? Що робить ваша компанія? Що таке «ваша команда»? Також незрозуміло, що для вас означає «крутий спеціаліст» і навіть HR. Тому що для когось HR - це організатор внутрішніх заходів і будівельник бренду роботодавця, а для кого-то - рекрутер.

Зазвичай у відповідь я пишу: «Уточни, будь ласка, ось ці всі деталі. І бажано дати опис посади з конкретними завданнями, KPI і орієнтиром із зарплати ». Останнє потрібно, щоб розуміти, наскільки «крутий» фахівець потрібен.

На цьому місці, ви не повірите, 90% запитів зникають. У відповідь тиша або сумбурне «Відішлю пізніше». Часто не висилають ніколи. А чому? Тому що лінь або щось дуже складне попросила? Загадка.

Ще непогано вказувати, чому це прохання повинна бути співрозмовнику цікава. Наприклад, ви пропонуєте винагороду за пошук співробітника або відповідну послугу. Поважайте чужу час і бережіть своє.

Шукаєте роботу? Пишіть відразу по суті

Новые правила деловой переписки

Мені часто приходять геніальні повідомлення в стилі «Привіт, я тут роботу шукаю, якщо че-то буде, маякни». Еееее, що, вибачте? Але я ввічливо відповідаю: вийшли своє резюме на email (див. Пункт 4, як я пишу свою адресу).

У відповідь чоловік, як правило, робить одне з трьох дій. Перше - пропадає і більше не повертається. Друге - шле резюме в месенджер з уточненням: «Нічого, якщо я сюди тобі відправлю?» В принципі, мені все одно, але ваше резюме я більше ніколи не побачу і не згадаю про нього. Воно потоне в інших повідомленнях, яких у мене в день близько ста тільки в Facebook.

І третій варіант, найідеальніший - людина шле резюме на email разом з коротким супровідним листом.

Нагадуєте про себе? Робіть це конструктивно

Часто малознайомі люди пишуть мені в чаті повідомлення в стилі «Ау, ну що?» Хоча було б непогано, якби вони коротко нагадували про суть попередньої прохання з ввічливим уточненням на кшталт «Розумію твою зайнятість, тому вирішив нагадати про себе. Я все ще хочу дізнатися більше про цю подію. Напиши, будь ласка, деталі, коли тобі буде зручніше ».

Якщо вам не відповідають знову, можна спробувати нагадати про себе не «в лоб», а якось побічно: «Вирішив дати тобі нову інформацію, поки ти думаєш над моїм проханням. У мене з'явилися ще ось такі ідеї. Як тобі?"

Хочете написати довге повідомлення? Напишіть спершу коротке і уточніть, чи цікаві співрозмовнику деталі

Новые правила деловой переписки

Довгі опису та презентації краще не надсилати в месенджер без попереднього узгодження з адресатом.

Мені, наприклад, набагато зручніше отримати короткий опис з уточненням, чи хочу я дізнатися більше.

І якщо так, то з обіцянкою вислати мені на електронну пошту більше деталей.

Не треба писати «Привіт!» і чекати відповіді. Відразу переходьте до суті питання

По можливості пишіть в одному повідомленні суть запиту людині. Цифрова комунікація відрізняється від фізичної тим, що відбувається частіше за все не в даний конкретний момент, а тоді, коли адресат отримав повідомлення.

Тому писати «Привіт» і чекати відповіді неефективно. Не мовчіть, пишіть відразу по суті.

Надсилайте контакти текстом

Якщо висилаєте чийсь контакт, скопіюйте та вставте його в повідомлення, не відправляйте номер телефону скріншотом. Виняток - термінові ситуації, а ви на бігу або за кермом і копіювати незручно.

Всі ці правила допомагають зменшити навантаження на мозок, який від нескінченної багатозадачності і так перевантажений. А значить, допомагають вашим комунікацій досягати мети швидше і легше.

Via mc.today