Правила ведення переписки по електронній пошті

Якщо Ви користуєтесь електронною поштою 1-2 рази на місяць, можливо, Ви ніколи не замислювалися про те, що вести активну переписку з десятками людей одночасно може бути дуже важко. Ви значно спростите роботу з поштою Вашому співрозмовнику (а при значному обсязі листування і собі теж), якщо будете дотримуватися кількох простих правил. Дані рекомендації не є догмою, спрямовані виключно на підвищення ефективності роботи з поштою і не стосуються таких питань як ввічливість, етикет, корпоративна культура, превед, смайлики і чмоки-чмоки.

1. Створення нового листа
1.1. Тема листа
1.2. Поля «Кому», «Копія», «Прихована копія»
1.3. Прапори терміновості / важливості
1.3.1. листи підлеглим
1.3.2. листи начальству
1.3.3. листи колегам
1.4. звернення
1.5. тіло листа
1.6. підпис
2. Відповідь на отриманий лист
2.1. «Відповісти» (Reply), «Відповісти всім» (Reply to all), «Переслати» (Forward)
2.1.1. «Відповісти»
2.1.2. "Відповісти всім"
2.1.2. «Переслати»
2.2. Тема листа
2.3. тіло листа

1. Створення нового листа

1.1. Тема листа

При створенні нових листів не забувайте вказувати тему листа. Бажано, щоб тема звучала лаконічно, але досить повно давала зрозуміти, про що йде мова в листі. Якщо Ви припускаєте, що в майбутньому Вашому співрозмовнику знадобиться повернутися до цього листа, або цей лист одне з багатьох, що стосуються якоїсь теми, має сенс включити в назву листи кілька слів, за якими пізніше можна буде здійснювати пошук або угруповання з іншими листами, стосуються даного питання. Також за погодженням з співрозмовником в тему листа можна включати спеціальні послідовності символів (теги) для автоматичного сортування пошти.

1.2. Поля «Кому», «Копія», «Прихована копія»

В поле «Кому» вказують того, від кого передбачається отримати відповідь на цей лист. Якщо передбачається, що Вам повинні відповісти кілька людей, Ви їх всіх вказуєте в полі «Кому».

1.3. Прапори терміновості / важливості

Навіть якщо Ви дуже хороший співробітник, все розв'язувані Вами питання для Вас дуже важливі, і Ви звикли вирішувати їх якомога оперативніше, зовсім не означає, що всі свої листи потрібно позначати прапором «висока важливість».
Які листи вважати важливими, а які - ні, залежить від конкретної ситуації.
1.3.1. листи підлеглим
Листи від начальника підлеглим є «важливими» за визначенням. Прапор важливості має сенс ставити тільки в тому випадку, якщо Ваш підлеглий перевантажений Вашими дорученнями і раптом з'явилося термінове справу, яку треба зробити раніше, ніж всі інші.
1.3.2. листи начальству
Ви повинні розуміти, що, відсилаючи лист високої важливості, ви фактично просите людини кинути всі свої справи і почати займатися Вашим питанням. Якщо після прочитання листа Ваш начальник не розділить Що ви думаєте з приводу терміновості даного питання, нічого крім роздратування, такий лист не викличе і Ваш кар'єрний ріст (як людини, недостатньо зрілого, щоб правильно розставляти пріоритети) може сповільнитися, призупиниться зовсім або навіть піти на спад .
1.3.3. листи колегам
Має сенс ставити, наприклад, для листів типу «це-треба-нам-всім-причому-терміново» або «я-кінцево-розумію-що-тобі-це-ні-треба-но-якщо-ні-виручиш-все- пропало ».

1.4. звернення

Звернення зазвичай ставиться на початку листа. Якщо лист адресовано декільком одержувачам, звернення може зустрічатися і в середині листа.

1.5. тіло листа

1. Щоб Ваш лист легше читалося, використовуйте абзаци або порожні рядки для виділення структурних елементів листи, а також окремих підтем в довгому листі.
2. Якщо Ви хочете від Вашого співрозмовника отримати відповіді з кількох питань, зазначених у листі, має сенс явно пронумерувати їх, щоб Ваш співрозмовник не упустив щось важливе, а при відповіді міг дати короткий, але зрозумілий Вам відповідь, не витративши багато часу на його написання (див. приклад 2.3.1).

1.6. підпис

Обов'язково ставте підпис в кінці листа!
Погодьтеся, важко здогадатися, про що йде мова в листі (або хоча б зрозуміти від кого воно), якщо Ви отримуєте лист, в якому є всього лише одна фраза «Так що ти вирішив?», Відсутня тема листа і підпис, а сам лист відправлено з адреси «[email protected]».
До речі, непоганою ідеєю було б завести для ділового листування обліковий запис, що містить Ваше прізвище, прізвище та ім'я або прізвище та ініціали ( «[email protected]», «[email protected]», «[email protected]» ). Але навіть наявність «правильної» облікового запису не звільняє від обов'язку підписувати свої листи.

2. Відповідь на отриманий лист

1. <Ваш лист (включаючи вітання і підпис)>
2. <Роздільник>
3. <Інформація про отриманому листі> (вставляється поштовим клієнтом при відповіді)
4. <Текст вихідного листи>

1. Розміщуйте свій текст на початку листа. Вашого співрозмовника цікавить саме Ваш відповідь, і це має бути перше, що він прочитає в листі (top-posting). Крім того, у багатьох людей зараз є смартфони, на яких вони перевіряють пошту, коли перебувають не за комп'ютером. Якщо Ваша відповідь буде не на початку, а десь в середині або в кінці, то цій людині доведеться в кращому випадку перегорнути лист в кінець, тому що цілком на екран воно не поміститься. А є ще й гірший випадок: більшість мобільних клієнтів для економії трафіку завантажують тільки кілька перших кілобайт листи. Тобто людині потрібно буде відкрити лист, натиснути на кнопку «завантажити залишок листи» під час наступної синхронізації, синхронізувати з поштовим сервером (витративши на це трафік і свого часу), і тільки після цього повністю завантажене лист розтринькати в самий кінець, щоб прочитати Ваш відповідь. Ну Ви зрозуміли: використовуєте топ-постинг.
Якщо у вихідному листі було піднято кілька питань, і вони були пронумеровані (див. П. 1.5, п.п. 2), відповідно пронумеруйте свої відповіді.

Якщо Ви дуже зайняті, а питання дуже терміновий, Ви можете відповісти «см. відповіді нижче по тексту »і вписати відповіді в тіло отриманого листа. Але цим краще не зловживати, тому що якщо хтось ще захоче Вас підправити, структура листа стане дуже складною і можна буде помилково не помітити найостаннішу версію виправлень.
Якщо вихідне лист позначено як «важливе», дайте відповідь на нього якомога швидше. Якщо в листі, позначеному як «важливе», від Вас просять якісь матеріали, а на їх підготовку потрібен час, просто підтвердіть отримання листа і повідомте, коли Ви плануєте необхідні матеріали вислати. (Якщо Ви просто мовчки сядете і почнете готувати матеріали, Ваш співрозмовник в цей час буде нервувати, сумніватися в тому, чи дійшло до Вас лист, дзвонити Вам по телефону, шукати інші способи зв'язатися з Вами)
Обов'язково підтверджуйте отримання листів, в яких про це явно просять, а також тих листів, в яких йдеться про планування зустрічей з Вашою участю або про видані Вам завданнях, навіть якщо явної прохання підтвердити отримання листа, в тексті немає.
2. Як роздільник зазвичай використовується <hr> для листів в HTML-форматі або багато мінусів для текстових листів.
3. Поштовий клієнт слід налаштувати так, щоб при відповіді в інформації про отриманому листі вказувалося хто, коли, кому і на яку тему його написав.

Якщо Ви використовуєте поштовий клієнт MS Outlook - підійдуть настройки «за замовчуванням».

4. Не знімайте і не редагуйте текст вихідного листа. Включайте його цілком без будь-яких змін в кінець Вашого листа після підпису і роздільник (TOFU). Це допоможе Вашому співрозмовнику при необхідності згадати процес обговорення, а якщо до дискусії підключиться новий учасник, він зможе швидко увійти в курс справи, переглянувши всього лише один лист.
Не потрібно економити на дрібницях! Передача «зайвого» процитованого тексту обсягом в 1кб при підключенні до Інтернету на швидкості 1 Мб займе менше 0,01 с. Його відсутність може зажадати хвилин або навіть годин особистого часу Вашого респондента на те, щоб згадати, про що йшла мова, або увійти в курс справи.

PS Зазначені рекомендації є обов'язковими для виконання при веденні листування по електронній пошті в рамках навчання на наших курсах.
PPS Влаштувавшись на роботу в яку-небудь організацію, забудьте все, що написано вище, і використовуйте її корпоративні стандарти діловодства.