This page has been robot translated, sorry for typos if any. Original content here.

Як правильно організувати свій робочий день

Организация рабочего дня

Чи не справляєте з потоком роботи? Не знаєте, як пріоритезувати власні завдання? Потопає в дедлайни? Всіма виною неправильний розподіл робочого часу. Як відновити продуктивність і контроль, розповів портал Quartz at work. Редакція AIN.UA призводить адаптивний переклад цього матеріалу.

Більшість робочих днів починаються з правильних намірів, заряду енергії, амбітного списку завдань і цілком керованого потоку листів. Але порядку приходить кінець, коли з'являються наради, повідомлення і аврали у колег. В кінцевому підсумку, всі плани руйнуються, і ви відправляєтеся додому втомленим і переможеним.

Але не варто впадати у відчай. Це замкнене коло можна зруйнувати за допомогою пріоритезації, сфокусованість і ставки на власний невичерпний ресурс (хоча, іноді так не здається) - енергію. Нижче перераховано все те, що вам потрібно знати про структуруванні роботи протягом дня.

Вибирайте те, над чим дійсно необхідно працювати

Існує проста матриця 2 * 2, названа на честь президента США Дуайта Ейзенхауера, яка допоможе вам правильно розставити пріоритети. Одного разу політик сказав, що у нього завжди є два типи проблем - термінові і важливі. Термінові - не важливі, а важливі ніколи не бувають терміновими.

Организация рабочего дня

Найімовірніше, складаючи todo-лист, ви теж поділяєте справи на «термінові» і «важливі». Матриця Ейзенхауера допоможе вам розібратися, в чому різниця між ними. Вона складається з чотирьох осередків і двох осей - «терміновість» та «важливість». Досить витратити всього кілька хвилин і категоризувати кожну зі своїх завдань, щоб зрозуміти, на які активності ви витрачаєте час даремно.

Термінові, але не важливі завдання, як правило, є джерелом занепокоєння. Вони складаються з повідомлень від колег, запрошень на зустрічі і відповіді на повідомлення FYI. Ці завдання змушують нас постійно знаходиться в «режимі відповіді». Крім того, вони відволікають від самого головного - важливих, але не термінових завдань. Останні не мають чітких термінів і, в разі, наприклад, з керівниками, включають в себе роботу над стратегічними ідеями, довгострокове планування, інвестування в таланти або створення бренду. Можете уявити собі наслідки відстрочки подібних справ?

Виділяйте час для поглибленої роботи

Венчурний капіталіст Сем Альтман називає галас навколо світу digital - «одним з найбільших криз в області психічного здоров'я нашого часу». Ми перевіряємо смартфони по 150 раз в день і, за даними професора комп'ютерних наук Кела Ньюпорта, це значно знижує здатність до ясного і творчого мислення.

Ньюпорт вважає, що можливістю зосередитися на поглибленої роботі є інтенсивне виконання завдань в одиницю часу. Він цитує одну з тактик професора Університету Пенсільванії Адама Гранта, яка полягає у виконанні складної, але важливої ​​інтелектуальної роботи протягом тривалого, безперервного відрізка часу. Для Гранта це означає посвяту осіннього семестру викладання, а весняного та літнього - дослідженням.

Якщо ваша робота не дозволяє вам витрачати максимум часу на певні завдання, не турбуйтеся. Ньюпорт рекомендує ввести «фіксовану продуктивність», яка дозволить скласти чіткий, збалансований графік праці і відпочинку. Це означає, в тому числі, і відсутність роботи після 17:30. Якщо такий підхід не спрацює, можна звернутися до полегшеної версії поглибленої роботи - методу Pomodoro, що включає в себе послідовність декількох 25-хвилинних періодів напруженої роботи, відокремлюваних один від одного часом на відпочинок.

Слідкуйте за тим, скільки часу ви витрачаєте на збори

Организация рабочего дня

Пол Грем, засновник стартап-інкубатора Y Combinator, розрізняє два типи розкладів - розклад «творця» (the maker) і менеджера. Якщо протягом дня ви чергуєте зустрічі, конференції та відповіді на листи, то, швидше за все, живете за розкладом менеджера. Вони, як правило, організовують свій день по годинах. «Творці» ж, до яких відносяться письменники, програмісти і художники, поділяють роботу на довгі, безперервні відрізки часу. Як правило, графіки обох типів співробітників перетинаються на нарадах. І кожен з них повинен розуміти наслідки таких зустрічей. Навіть коротка нарада може змусити вас відкласти амбітний проект на потім. Тому, плануючи чергову зустріч, обов'язково запитуйте себе про її необхідність.

Зосередьтеся на своєму прихованому ресурсі - енергії

Трохи хороших новин - існує новий підхід до управління часом, який рекомендує зробити упор на власну енергію. На відміну від часу, яке має властивість закінчуватися, енергію можна поповнювати.

Основи цього методу описані в книзі Тоні Шварца і Джима Лоері «Сила повної участі». Вони полягають в тому, що отримати максимум продуктивності від свого персоналу можна тільки за допомогою зміцнення і поповнення його фізичної, ментальної, емоційної і духовної енергії. Так, фізичну енергію можна поповнювати, організувавши, наприклад, заняття з фітнесу. Поповнення емоційної енергії криється в допомоги в боротьбі зі стресами, а розумової - в роботі з довгостроковими завданнями. Що ж стосується духовної складової, то люди отримують цю енергію, коли бачать сенс в тому, що роблять. Вони краще фокусуються і демонструють наполегливість.

З'їжте «жабу»

Ви коли-небудь стикалися зі страшними завданнями, які постійно присутні в todo-листі і нависають над співробітником, позбавляючи його продуктивності і продуктивності? Саме ці завдання називаються жабами. І їх потрібно намагатися «з'їдати» якомога швидше.

Звичка негайно вирішувати такі завдання допоможе відчути себе переможцем на самому початку робочого дня, отримати заряд енергії та необхідний імпульс. Проковтнувши «жабу», тут же переходите до решти завдань і беретеся за найзначніші з них саме зараз.

Поради, як створити ідеальний робочий день

Организация рабочего дня

1. День почався вчора ...

Найпотужніші твердження: ранок починається вчора.

Так ось, згідно з цим правилом, вранці досить складно зосередиться: що вам треба, що не треба робити сьогодні; але набагато простіше напередодні ввечері виділити 3 важливих справи, якими ви і станете займається в робочий час наступного дня. Сюди ж, краще готуватися (зібрати матеріал, розпланувати наступний день і т.п.), знову-таки, з вечора.

2. Легка розминка

Не уявляю, як вранці можна робити силове тренування. По-моєму, організм ще не встиг прокинутися, а тут йому: давай, біжи, боксуй ...

Легка прогулянка на свіжому повітрі, легкі розтяжки, йога для початківців, гімнастика Гермеса Трисмегиста. Згадайте розминку з фізри в школі.

3. Ранковий душ

Візьміть за правило - прокидатися з душем. Це чудовий засіб, що ви можете зробити, щоб ваш робочий день став ідеальним. Багато запевняють, що людині не корисно миття кожен день, але якщо просто ополоснете себе прохолодною водицею (або встоїте собі контрастний душ) - така процедура тільки поліпшити ваше самопочуття, призведе швидко в тонус краще будь-якого енергетика.

4. В один час - одна справа

Не розпилюйте себе одного на все багато. Тобто, якщо зайнялися цією справою - намагайтеся тільки їм і займатися у відведений час. Якщо втомилися від нього, можна (і потрібно) переключитися на іншу справу, яким, знову-таки, займаєтеся тільки їм, не відволікаючись на всі боки.

Найкращий спосіб втомитися - стати мульти Задачного, намагаючись за одну годину зробити і те і се. На жаль, потрібно проводити поправку на людські можливості, вони - на жаль, не мають до багатозадачності.

5. Закон Парето

«20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату»

Ваше завдання зі свого списку робочих справ виділити ті самі 20% справ, які і дадуть левову частину результату. І займатися в першу чергу тільки ними. Що чудово поєднується з пунктом вище (в один час - одна справа).

6. Геть отвлекашкі

Ви проходили курси по спец підготовки на псих стійкість в кризових ситуаціях? Ні. Тоді геть всі подразники - отвлекашкі.

Ваше робоче місце повинне бути максимально тихим, єдина людина на ньому, який може виробляти звуки і інші дії - це ви. Візьміть це за правило. Звичайно ж в деякій робочому середовищі складно такого досягти, але завжди прагнете до цього.

7. Будьте професіоналом в СВОЄМУ справі

Ідеальний робочий день не буде ідеальним, якщо ви виконуєте чужу роботу, в якій ви повний: або нуль або дилетант.

Вибирайте тільки те, в чому ви явно розбираєтеся або хочете досягти успіху. Решта - довірте іншим професіоналам, налаштуйте і їх на ідеальний робочий день. Делегуйте, уповноважує, спантеличує ...

8. Робити перерви

Причому корисно відпочивати так - на короткий проміжок кардинально змінювати вид діяльності. Якщо робота у вас сидяча - пройдіться, пробіжитеся, розімніть, потрясіть кінцівками. Якщо навпаки, фізична - почитайте що розумного або не дуже.

Через якийсь проміжок відпочивати? Залежить від роботи. Можна вибрати помідорне час (25/5), можна, як в школі (45/15, 50/10), подібне ..., (перша цифра - робота, друга - відпочинок), підбирайте індивідуально, експериментуйте.

9. Бути вдячним

Складно займати тією справою, до якого відчуваєш огиду. Чи не так? Увійшовши в робочий день - будьте вдячні своїй роботі. Бо яка вона б не була - вона вас годує, одягає, розважає, знайомить і дозволяє спілкуватися, займає третину вашого життя.

10. Працюючи - грайте

Уявіть, що робота - це гра. Іноді в ній ви досягаєте не ті результати, що хотілося, а іноді досягаєте і хороші цілі. У той же час не варто дуже серйозно ставиться до неї.

Via ain.ua & iaim.ru